企业如何策划『展期活动』

发布时间:2019-03-04 10:25:58
企业如何策划『展期活动』

首先要明确的是,如果把一场活动看成是一个项目的话,那每一场活动都是一个全新的项目,不同类型、不同主题的活动在策划和组织上,都会有不同的方式方法,即便是多次举办的同类型活动,每一次也都会有新的情况和问题出现,而且在展会期间举办活动又更具特殊性,但是,也并不是没有章法可循,从策划到执行,举办一场活动所需要重点考虑的几个因素以及如何一步一步实现它的几大步骤都是相通的,下面为大家梳理。

活动策划

目的导向全盘考虑

一切活动,策划先行。

策划是对从活动创意到最终呈现的整体构想,以及为了实现目标,要去整合哪些资源、投入多少人力和财力、借助展会哪些公共资源等进行统筹谋划。活动策划时,需要重点从以下几个方面考虑:

1活动目的

这是策划一切活动的出发点。在市场行为中,搞活动不能是作秀,一定要围绕着企业的意图来进行,目的导向是贯穿于从策划到执行全过程的准则,也是应对突发情况的大原则。所以首先要明确目的,是为了宣传新产品,推广新技术,还是传递企业的战略规划,还是就是为了招商、签单,还是客户答谢,还是践行公益传播正能量……出发点有很多,但一定要明确并坚定。

2资源整合

为了实现既定目标,需要吸引和整合哪些人群参加,受众人群是谁,这也是要重点考虑的因素。一般包括领导资源、专家资源、客户资源、媒体资源等,通过哪些渠道和方式能够邀请到场,这都需要做到心中有谱。当然,并不是任何一场活动都需要把各类人群都邀请到,还是应该从目的出发,进行针对性的资源整合。

3时间和地点

展会期间举办活动,在时间和空间上都具有一定的特殊性,两者要整体考虑。

一般情况下,活动安排在展会客流量比较大的前三天来举办是最有效的,但最终确定哪个时段,哪个场地,都需要根据活动的内容、时长、规模来考量,并按照主办方对现场秩序的整体要求,以及结合主办方自身活动的安排,互相融合,避免冲突。就展会现场可举办活动的场地而言,一般有三处:

1>企业展厅内:该区域企业支配自主性较高,同时能够与产品融为一体,体验性较强,但是受空间所限,只能举办一些小型活动(15人以下),诸如媒体见面会、VIP品鉴会等,并要符合主办方对现场秩序的统一要求,一般不建议在展位上举办活动。

2>主办方论坛区:优势在于场地开阔,参与性强,能够借助现场人流,扩大影响面,但是,在内容和形式上都要严格遵循主办方的要求,保证活动品质,适合以新产品、新技术、新模式等为主要内容的宣讲活动。

3>展馆会议室:该区域相对独立,更安静,但自然的观众流量较少,若是针对性极强且企业有固定受众人群的话,可以选择在会议室举办。

以上主要是展会现场的时间和场地建议,如果举办大型宴会、经销商大会、培训会等活动只能在酒店或工厂举行,灵活性更大。

4主题及流程设计

这是一场活动的内容核心,也是最具吸引力和传播力的一个环节。所以,要为一场活动起一个响亮的名字,同时还要有一个焦点主题,并设计一套完整且合理的活动流程,这些至关重要,因为接下来围绕活动的一切传播都会以这些内容为基础素材,包括邀约、预热、宣传等等。

5预算

每一场活动的内容、形式、规模、规格都不尽相同,那需要的人力和财力也千差万别,总的来说主要包含这些方面:场地费、物料费、嘉宾费、招待费、交通费、宣传费等。内容策划完成后,需要针对具体活动所涉及的每一个环节,制定更加完善的预算方案。

活动筹备

分工协作有序推进

从策划阶段转向筹备实施阶段时,首先要做的是制定以时间倒推为主线,涵盖每项工作板块及具体工作内容、板块负责人、完成时间等内容的《分工推进计划表》,只有这样,才能做到分工明确、协作顺畅、有条不紊,才能与展会其他筹备工作相衔接,避免出现顾东不顾西、半路交接信息不畅、关键时间关键岗位人员缺席等现象。筹备期间所涉及的工作大致可以分为以下几大板块:

1定向邀约

虽然展会期间举办活动能够借助于现场的人流优势,但这不是全部,而且不可控,所以,企业还是要以自我定向邀约为核心,才能确保活动的效果。

1>邀约的第一步,就是要有邀请函,也就是要根据前面提到的活动题目、主题、流程等内容设计制作,微信版、纸质版、短信版等等,保证对外发布的信息统一,而且品质尽可能高,代表着企业的门面。

2>邀约方式:将活动邀约与展会邀约相结合,将企业的产品信息、营销信息、活动信息等内容同时传递,以提高效率,采用微信、短信、电话等多种邀约方式,多轮次确认,以确保准确性。

2物料准备

各种宣传物料、活动现场所用到的各类图片、音视频等素材。(根据具体活动内容准备)

3宣传造势

借助行业媒体资源,充分利用自媒体、新媒体进行多轮次推送,尽量做到每次的内容有所创新,以免产生视觉疲劳。

现场执行

充分彩排把控节奏

经过了前期缜密的筹备,现场的呈现才是最终目标,现场执行的工作同样需要按照计划和分工协作来开展,主要涉及三大方面:

1活动前彩排

再小的活动、再简单的流程,都需要在活动之前进行充分的彩排演练,无论前期考虑得多么全面,现场总会出现新的问题,充分彩排就是要把各种问题提前规避掉。

2参会人员接待

服务细节彰显企业的管理水平和企业文化。

3控制节奏

对于展会现场的活动来说,由于受众人群是流动的,企业的活动要尽量以最节省的时间传递最有价值的信息,留住听众,确保效果。而场外的活动,也应该控制好节奏,不拖沓,不冷场,能够实现一气呵成为最佳。

后期宣传

提炼亮点多角度传播

活动的传播价值,一方面体现在活动现场的面对面传播,一方面体现在以此为内容的线上广泛宣传。所以,活动的结束不代表工作的终结,在对参会人员进行会后致谢和对潜在客户进行后期跟踪的同时,要对活动现场的内容,包括图文、音视频等,从不同角度来挖掘新闻点,借助行业媒体和自媒体进行二次传播,以将活动传播的效果发挥至最大化。

总得来说,举办活动一般都会遵循这样一条主线:明确目的——创意风暴——整体策划——制定预算——分工推进——现场执行——二次传播,展期活动更是在此框架之下,还要充分考虑现场环境、如何利用展会公共资源、如何与展示相结合、如何与工厂相结合等诸多实际因素,只有做到尽可能全面、缜密、环环相扣,才能将展期活动的效果和意义发挥至最大化。


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